EL BLOG

3 Tips para delegar mejor

¿Por qué nos es tan difícil hacerlo? y ¿Qué podemos hacer?

Cuando empiezas un proyecto que involucra a más de una persona (ej. emprendimiento, un video musical, hasta una mudanza) y más aún si es un proyecto del cual estás a cargo o es cercano a ti, es tentador querer estar detrás de todo o peor aún hacerlo todo aunque tengas otras personas.

Esto obviamente no depara nada bueno. Entorpece el avance del proyecto, usualmente porque no tienes la suficiente habilidad/conocimiento para hacer lo que se necesita, o generas cuellos de botella innecesarios por supervisar cada detallito insignificante.

Todo lo que menciono es un tanto obvio, pero si fuera tan obvio porque es algo con lo que siempre nos encontramos en proyectos. Mi grano de arena hoy no es descubrir los orígenes de por qué no hacemos lo obvio y delegamos (aunque apuesto a que la inseguridad del líder es un factor significativo) sino dar herramientas para avanzar una vez que sabemos que la cagamos.

Me equivoqué, no puedo hacerlo todo

Lo primero es admitir que uno está equivocado. Admitir lo absurdo que es querer hacer solo algo que es claramente grupal. Con eso listo, les comparto 3 herramientas que saqué a partir de mi experiencia.

Identifica que es lo que no se está haciendo

Cuando era Jefe de Producción en Touché y estábamos iniciando una de las primeras temporadas, fue la primera vez que tenía a mi cargo un equipo solo de producción después años de tener un equipo fluido (múltiples roles y especialidades haciendo de todo). Si bien éramos un equipo más grande que antes el proyecto también había crecido y era más complicado.

Iniciamos y cada pequeña frustración combinada con la presión de querer que la falsa narrativa de «más gasto = mejor producto» se justifique, me llevó a ocuparme de más cosas de las que debía. No solo de las tareas de mis asistentes sino hasta de otros departamentos. Esto no fue tan grave como suena, pero definitivamente entorpecía el ritmo de trabajo.

No recuerdo que fue lo que me sacó de esto, lo único que recuerdo es que ahora que lo sabía quería hacerme cargo de que no vuelva a pasar. Después de abstenerme de hacer más de lo que debía me puse a identificar cuáles procesos no se hacían o se estaban haciendo deficientemente para querer hacerlos yo mismo.

No hice listas solo me acerqué a la persona (o proceso) y ofrecí mi ayuda o pedí ayuda a la persona apropiada para resolverlo. Nada trascendental, pero romper la urgencia es el primer paso. Nos da tiempo de escoger nuestras reacciones más deliberadamente.

Presupuesto de cagadas

Después de esto no desaparecieron los incendios, solo que ya no se le llamaba incendio a un fósforo, al menos no en mi mente. Basándome un poco en una de las herramientas que da Tim Ferris en The 4-hour Workweek, les dí a mi equipo un presupuesto de cagadas.

El concepto es bastante simple, defines una cantidad que estarías cómodo perdiendo, yo empecé con 50 dólares (enchufe es un proyecto modesto) y les dije a mis asistentes que: «si a su mejor criterio un problema no costaba más de 50 dólares resolver no tenían por qué involucrarme, más que eso me llaman». Ferris, en su libro lo usa para desapegarse de su proyecto, yo lo usé para entrenar a mi equipo. La independencia genera confianza, criterio y a que las personas se apropien del proyecto, lo hagan suyo.

Así 50, se volvieron 100, se volvieron 1000, se volvió toda la temporada a cargo de alguien que empezó como mi asistente (más sobre eso después).

Sé un profesor, sé un estudiante

Una vez que ya logramos un nivel de confianza con mi equipo, aún sucedían percances. Es normal, pero si había algo que podía mejorar lo señalaba, pero señalar no es suficiente. Así que hice un esfuerzo consciente por enseñar todo lo relevante que sabía o mejor aún, si era posible, encontrar a alguien que pueda enseñarnos a todos.

Voy a ser honesto nuestro, programa de mejoramiento profesional era bastante improvisado en Touché pero el Departamento de producción siempre hacía un esfuerzo por leer, seguir cursos o contratar mentores.

No es posible saberlo todo, pero dentro de una especialidad es posible estar al día de lo que se sabe. Un equipo en constante educación es una equipo que crece en capacidad de reacción rápidamente, porque uno tiene un vocabulario de soluciones más amplio para responder a los problemas.

Supervisión verdadera

Con eso cubierto, uno de los trabajos más extraños empieza. La supervisión verdadera. Mi asistente terminó reemplazándome como Productor general cuando ascendí a CEO, fue una de las experiencias más tiernas que he tenido. Fue como una graduación, con todo y lágrimas.

Supervisar cuando tienes alguien en quién confías y quien consideras tu igual es realmente super visar, mirar desde arriba, interviniendo mediante la persona que está a cargo. Tener conversaciones colaborativas de alto nivel (en el sentido que va de los procesos grandes) sin perderse en detalles innecesarios es una de las labores más gratificantes que hay.

El único trabajo que queda es navegar y cultivar el respeto mutuo. Saber cuándo intervenir (evitando sacar la jerarquía como recurso),  aprovechar las opiniones disidentes y cuestionamientos.

Cultiva a las personas

Este «sistema» claramente no está hecho para proyectos a corto plazo pero las herramientas las puedes usar individualmente en muchísimas situaciones, pero si algo se van a llevar de este blog que sea esto: Cultiva a las personas.

Algo que no sirve para nada en esta vida es tener un ego inflado o celo profesional. Ayudar a alguien a construirse como profesional es una de las mejores inversiones profesionales que se puede hacer, no solo para delegar sino como jugada profesional. Lo digo sin una onza de cinismo, generar colaboradores es la manera más simple de tener un círculo profesional confiable de alto nivel que genera más oportunidades.

Deleguen, no solo para relajarse, o por eficiencia, sino para avanzar como profesional. Y precisamente para avanzar como profesional puedes inscribirte al newsletter dejando tu correo, o puedes saber más sobre mentorías conmigo dejándome un mensaje en la página de contacto.